Tắt cửa sổ chờ khởi động trong Office 2010

Mỗi khi bạn mở một ứng dụng của Office 2010 (Word, Excel, PowerPoint), bạn sẽ thấy một sửa sổ chờ khởi động, nếu bạn không thích điều này thì hoàn toàn có thể vô hiệu hóa nó.

Chú ý: Chỉ có thể vô hiệu hóa khi bạn tạo mới một tài liệu, còn nếu bạn mở một tài liệu đã có bằng cách nhấp đúp chuột lên nó thì việc vô hiệu hóa không có tác dụng.



Với các phiên bản Office x86, x64 và Windows x86, x64 khác nhau thì bạn có thể tìm đường dẫn thư mục cấu hình khác nhau:



Word

Bấm chuột phải lên màn hình, chọn New/Shorcut







Tiếp theo, bạn đặt tên cho tập tin shortcut đó và bấm Finish



Excel

Bấm chuột phải lên màn hình, chọn New/Shorcut







Tiếp theo, bạn đặt tên cho tập tin shortcut đó và bấm Finish



PowerPoint

Bấm chuột phải lên màn hình, chọn New/Shorcut







Tiếp theo, bạn đặt tên cho tập tin shortcut đó và bấm Finish



Chúc các bạn thành công!

Read More...

Di chuyển hoặc sao chép bảng tính trong Microsoft Excel

Có thể bạn đã từng muốn tạo ra một bảng tính mới trong Microsoft Excel dựa trên một bảng tính hiện đại. Bạn có thể sao chép dễ dàng bảng tính đó sang một bảng tính mới hoặc nhân bản thành một bảng tính mới riêng biệt.



Lệnh di chuyển hoặc sao chép cho phép bạn dễ dàng sao chép một bảng tính với tất cả dữ liệu và định dạng của nó trong bảng tính, bạn có thể làm theo cách sau đây.

Chọn bảng tính bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, nhấn chuột phải vào thẻ bảng tính ở khung dưới cửa sổ Excel, chọn Move để di chuyển hoặc Copy để sao chép từ cửa sổ pop-up hiện ra.



Chú ý: Bạn cũng có thể chọn bảng tính và nhấn vào nút Format trong cột của thẻ Home trên thanh công cụ Ribbon. Sau đó, chọn Move or Copy Sheet trong menu thả xuống.



Hộp thoại Move or Copy hiện ra, chọn bảng tính mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép từ danh sách chọn sẵn trong danh sách liệt kê được hiển thị. Bạn có thể chọn bảng tính hiện tại đang có (mặc định) hoặc tạo mới một bảng tính để di chuyển và sao chép.

Nếu bạn đang di chuyển hoặc sao chép vào bảng tính hiện tại hoặc một bảng tính khác, bạn cần chọn bảng tính mà bạn muốn trong danh sách trước đó, rồi chọn đến điểm cuối  để chèn các bảng tính.

Lựa chọn Creat a copy để sao chép một bảng tính mới. Sau đó ấn OK.

Nếu bạn đang sao chép các bảng tính đã chọn vào bảng tính hiện tại, các bảng tính mới sẽ được đánh số thứ tự vào cuối tên để phân biệt với bảng tính gốc.



Để sao chép hoặc di chuyển các bảng tính vào một bảng tính mới, bạn chọn New book từ menu trong hộp thoại Move or Copy. Một lần nữa, bạn chọn Creat a copy, để copy hoặc di chuyển bảng tính, sau đó ấn OK.



Một bảng tính mới được tạo ra với các tập tin được di chuyển hoặc sao chép sang.



Bạn cũng có thể sao chép một bảng tính một cách thủ công bằng cách nhấn giữ phím Ctrl, sau đó kéo thả các thẻ bảng tính đến vị trí mới. Nếu bạn muốn sao chép sheet sang bảng tính mới, bạn cần phải tạo bảng tính mới trước, các bảng sẽ được chèn vào vị trí Sheet1 mặc định.

 

Read More...

12 add-in hữu ích, miễn phí trên Office 2013/Office 365

Bên cạnh Windows 8, Microsoft cũng đã phát hành phiên bản Office 2013 nâng cấp từ Office 2010. So với phiên bản tiền nhiệm, Office 2013 sở hữu rất nhiều điểm mới như giao diện, công cụ, kết nối mạng xã hội, đồng bộ trực tuyến SkyDrive và đặc biệt là kho ứng dụng bổ trợ (add-in). Kho ứng dụng này có mặt trên cả 2 phiên bản Office 2013 và Office 365 và với mỗi công cụ riêng như Word, Excel, Outlook, PowerPoint, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm những ứng dụng hữu ích hỗ trợ cho công việc của mình. Dưới đây là 12 add-in hay, miễn phí cho các bạn đang dùng Office 2013/365.

Để cài đặt một add-in từ Office Store cho mỗi công cụ thì bạn thực hiện theo hướng dẫn như hình dưới đây:

Mở một công cụ Office như Word hay Excel:
1. Chọn thẻ Insert
2. Chọn Apps for Office, nhấn nút mũi tên xuống chọn See All
3. Chọn Find more apps at the Office Store.

Trình duyệt web sẽ mở Office Store và bạn có thể nhập tên add-in cần tìm vào thanh tìm kiếm phía trên. Ví dụ ở đây mình tìm Bing Dictionary.

Bạn tiếp tục nhấn vào Bing Dictionary và nhấn nút Add màu xanh. Lúc này add-in sẽ được đồng bộ với tài khoản Microsoft mà bạn đã đăng nhập trên Office 2013/365.

Trang này sẽ hướng dẫn cho bạn mở add-in lên, chỉ cần làm theo số thứ tự từ 1 đến 5.

1. Bing Image Search (Microsoft) cho Word:

Bing Image Search là một add-in giúp bạn tìm kiếm hình ảnh trên Internet trực tiếp trong cửa sổ soạn thảo Word. Bạn có thể lọc hình ảnh tìm được dựa trên kích thước, màu sắc, thể loại, layout và con người. Kết quả sẽ được hiển thị ngay trên bảng bên phải theo dạng lưới và khi đã chọn được hình ảnh phù hợp, bạn chỉ việc nhấn nút (+) để chèn hình vào văn bản. Đường dẫn gốc của hình ảnh cũng được chèn ngay bên dưới.

2. Bing Dictionary (Microsoft) cho Word:

Khi tham khảo các văn bản tiếng Anh, ít nhiều bạn sẽ cần đến một chiếc từ điển để tra các từ mình không biết. Thay vì sử dụng một ứng dụng từ điển riêng thì bạn có thể tra ngay từ trong văn bản bằng Bing Dictionary (Anh - Anh). Khi bạn bôi đen từ cần tra, định nghĩa từ sẽ hiển thị trên khung bên phải với phần phát âm và cả câu ví dụ.

3. OmniPage File Converter (Nuance Communication) cho Word:

Nếu cần sao chép và chỉnh sửa văn bản từ các tập tin PDF dạng hình ảnh (chẳng hạn như sách, ảnh scan có chữ) thì OmniPage File Converter là một công cụ rất hữu ích. Cách sử dụng add-in rất đơn giản, bạn chỉ việc chọn tập tin PDF có văn bản cần trích xuất, nhấn nút "Convert" và đợi quy trình hoàn thành 100%. Sau đó bạn nhấn vào nút Insert hình tam giác màu xanh để đưa văn bản vừa trích xuất vào trang soạn thảo. Có 2 chế độ nhập nội dung gồm chỉ văn bản (Text only) và văn bản có định dạng (Formatted). OmniPage File Converter có thể trích xuất văn bản từ 6 ngôn ngữ khác nhau gồm Anh, Pháp, Đức, Ý, Nhật, Tây Ban Nha. Ứng dụng được phát triển bởi Nuance Communication, một công ty rất nổi tiếng với phần mềm nhận dạng giọng nói Vlingo trên điện thoại.

4. TaskIt (MAQ LLC) cho Word:

TaskIt là một ứng dụng lên lịch công việc phải làm, giúp bạn theo dõi lịch trình dự án và ghi chú ngay trong Word. Bạn có thể tạo các danh sách việc phải làm mới và chúng vẫn được giữ nguyên sau khi thoát khỏi Word.

5. WordCalc (MAQ LLC) cho Word:

Tiếp tục một phần mềm nữa của MAQ LLC, WordCalc là một công cụ giải toán đa năng mà bạn có thể sử dụng trực tiếp khi soạn thảo Word. Bạn chỉ việc nhập công thức toán vào ô nhập liệu và nhấn Enter để giải hoặc soạn công thức trên trang soạn thảo và bôi đen để xem kết quả bên cạnh. Ngoài các phép tính đơn giản như cộng, trừ, nhân, chia, lũy thừa, căn bậc 2 thì WordCalc còn hỗ trợ giải các hàm lượng giác, logarít và trung bình.

6. Unit Converter (MAQ LLC) cho Word, Excel và Project:

Khi xử lý các số liệu với nhiều đơn vị khác nhau thì có thể bạn sẽ cần đến một công cụ chuyển đổi. Thay vì sử dụng một phần mềm thứ 2 thì bạn có thể làm công việc chuyển đổi đơn vị ngay trong Word, Excel và Project với Unit Converter. Add-in này hỗ trợ chuyển đổi giữa các đơn vị cơ bản như độ dài, thể tích, thời gian, nhiệt độ, tốc độ, góc, trọng lượng và diện tích. Kết quả chuyển đổi sang đơn vị mục tiêu sẽ hiển thị to nhất và nằm trên cùng trong khi các đơn vị còn lại trong danh mục sẽ hiển thị bên dưới.

7. Search The Web (The App Refinery) cho Word, Excel, Project và PowerPoint:

Search The Web là một add-in cho phép bạn tìm kiếm thông tin bằng Google trực tiếp từ Word, Excel, Project và PowerPoint 2013. Ứng dụng giúp bạn tiết kiệm thời gian và thao tác khi phải chuyển qua lại giữa Office và trình duyệt Web để tìm kiếm thông tin hay hình ảnh.

8. Change Case (Tyrant Ventures) cho Excel:

Một add-in miễn phí, tính năng đơn giản nhưng hay do Tyrant Ventures cung cấp. Tính năng của Change Case chính là chuyển đổi nội dung trong các ô trên bảng tính Excel sang định dạng Upper case (viết hoa toàn bộ), lower case (viết thường), proper case (chỉ viết hoa ký tự đầu của mỗi từ) hay capitalize each cell (chỉ viết hoa kỳ tự đầu của đoạn văn bản trong một ô).

9. Ablebits Trim Spaces (Tyrant Ventures) cho Excel:

Tiếp tục là một add-in hữu ích và miễn phí của Tyrant Ventures. Tương tự như Change Case kể trên, Trim Spaces là một ứng dụng cho phép định dạng nội dung trong các ô bảng tính mà không mất nhiều thời gian. Tính năng của Trim Spaces là loại bỏ các dấu cách (Space) mà chúng ta vô tình gõ thừa khi nhập liệu, chẳng hạn như dấu cách đầu và cuối cụm từ, dấu cách thừa giữ các từ và khoảng trắng xuống dòng trong mỗi ô.

10. Merge Cells (Tyrant Ventures) cho Excel:

Merge Cells được thiết kế để giúp bạn gộp nội dung của các ô trong một bảng tính. Nội dung có thể được gộp theo hàng, theo cột, tất cả nội dung đã chọn vào một ô, thiết lập khoảng cách giữa các nội dung đã gộp v.v…

11. Random Sorter (Tyrant Ventures) cho Excel:

Đây là công cụ giúp bạn đặt ngẫu nhiên giá trị trong các hàng và cột trên bảng tính Excel mà không làm mất tính toàn vẹn của dữ liệu. Ứng dụng rất hữu ích nếu bạn cần phải lên danh sách với trật tự ngẫu nhiên hay hòa trộn nhiều dãy số. Bạn có thể trộn các giá trị trong các hàng, các cột, trong 1 hàng, 1 cột hoặc toàn bộ các ô được chọn.

12. Random Generator (Tyrant Ventures) cho Excel:

Mỗi khi Tinh Tế thực hiện quay số ngẫu nhiên để chọn các bạn được vé đi sự kiện hay được tặng quà gì đó thì mình sẽ dùng trang Random.org. Nhưng với ứng dụng Random Generator này thì chắc chắn quy trình quay số sẽ diễn ra nhanh hơn. Mình chỉ việc nhập tên, nick, số điện thoại của các bạn và chọn Random để tìm ra người may mắn nhanh hơn. Tương tự với các bạn, nếu muốn thiết lập các số ngẫu nhiên hay đúng/sai (True/False) cho một danh sách bằng bảng tính Excel thì bạn có thể thực hiện công việc này dễ dàng với Random Generator.

Read More...

Sử dụng Excel và Google Task để quản lí mục tiêu cá nhân

Bạn có biết Microssoft Excel và Google Task có thể giúp bạn lên kế hoạch và quản lý các mục tiêu cá nhân của mình. Chỉ cần một vài sắp xếp nho nhỏ là bạn có thể có một kế hoạch mục tiêu mà không cần đến phần mềm của bên thứ ba.

Nếu bạn đã thực sự sẵn sàng cho giấc mơ lớn của đời bạn thì bây giờ chính là lúc để ngồi xuống và đặt ra các mục tiêu để hoàn thành giấc mơ đó, và trước tiên bạn cần tập trung vào những việc bạn đang làm hằng ngày. Chính những công việc tưởng chừng như vô nghĩa đó cũng có thể là một bước chân nhỏ hướng đến thành công sau này.

Quản lí và phân chia các mục tiêu của bạn

Và để sắp xếp tổ chức những công việc trên, Microsoft Excel là một công cụ khá tuyệt vời.



Để bắt đầu, bạn mở một spreadsheet mới trong Excel và tạo khoảng 4-6 sheet chính cho những thứ mà bạn xem là khá quan trọng. Ví dụ: Tài Chính, Gia Đình, Sức Khỏe và Phiêu Lưu.

Với mỗi sheet chính, bạn sẽ chia nhỏ những mục tiêu lớn ra thành những mục tiêu bé hơn. Hãy miêu tả mục tiêu của bạn kĩ càng, và bạn cũng nên thêm cả năm cụ thể để bạn hoàn thành mục tiêu mà bạn đề ra, khi đó chúng ta sẽ có một cái nhìn cụ thể hơn. Có thể đó sẽ là những mục tiêu cả đời, nhưng cũng có thể đó chỉ là những mục tiêu ngắn hạn sẽ xảy ra trong vòng vài năm tới.



Bây giờ bạn đã chia những mục tiêu lớn của đời bạn thành những mục tiêu con bé hơn, dễ quản lí hơn. Tuy nhiên, để biến nó thành những công việc cụ thể hàng ngày, bạn cần phải chia nhỏ nó hơn và làm nó cụ thể hơn nữa. Với mỗi mục tiêu con, bạn nên liệt kê ra những bước quan trọng để hoàn thành mục tiêu đó. Những bước đó không nên là công việc cụ thể hàng ngày, mà nên là những công việc cần từ nửa năm đến một năm để hoàn thành.



Ví dụ trong trường hợp này, biểu tượng $$$ ở đầu mỗi bước cần chi tiêu là cách để dự đoán và tính toán được số tiền phải chi cho công việc đó. Tuy nhiên, quan trọng hơn là bạn cần phải đặt một mốc thời gian cụ thể cho từng bước, hãy thực tế, nhưng cũng đừng đặt quá nhiều áp lực lên bản thân mình. Và cuối cùng là tô đậm những bước có mốc thời gian là 1-2 năm tới, đây là những thứ bạn cần lên kế hoạch ngay bây giờ.

Bây giờ bản kế hoạch về tương lai của bạn đã rõ ràng hơn một chút, và đây cũng là lúc đặt ra mốc và các công việc cụ thể cho từng mốc. Tạo sheet mới ngay bên cạnh các sheet chính và đặt tên tương tự để tránh nhầm lẫn với các sheet chính khác. Ở đây tên sheet mới được đặt là Tài Chính_M1 (M – mốc, MS – milestone).



Ở sheet mới, bạn copy tên các bước ở sheet chính qua và đặt nó làm header. Và với mỗi header này, bạn sẽ cần chia nhỏ ra thành các công việc bạn cần hoàn thành trong một tuần, hoặc vài tuần.



Hãy chắc chắn rằng những công việc bạn liệt kê ra ở đó là những công việc cụ thể. Đừng vẽ vời mơ mộng viển vông, hãy cụ thể hóa nó hết mức có thể, thành những công việc mà bạn có thể bắt tay vào làm ngay. Và cũng nên cho thêm thời hạn hoàn thành là những ngày cụ thể để chắc chắn rằng công việc đó không bị kéo dài quá lâu.

Phân công và hoàn thành công việc

Sau khi hoàn thành xong những bước trên, việc tiếp theo để hoàn thành hệ thống quản lí mục tiêu của bạn là thêm những công việc đó vào to-do list của bạn. Và sau khi đã thử nghiệm nhiều công cụ khác nhau, Google Task vẫn là sự lựa chọn sau cùng của tôi. Vào Google Task và chọn tạo ra list mới theo những sheet chính của file Excel mà bạn vừa tạo ra bên trên.



Sau khi hoàn thành xong, bạn sẽ thấy những mục tiêu lớn của bạn đã sẵn sàng để thêm vào những công việc mới.



Bây giờ, đến các mốc thời gian mà bạn đã đặt ra từ trước và đặt các công việc cần làm ngay vào list của Google Tasks. Đừng quên việc gán mốc thời gian và bạn cũng nên ghi chú lại những gì bạn mong muốn đạt được thông qua công việc đó.



Và những công việc với độ ưu tiên cao nhất sẽ xuất hiện ngay trên đầu task list.



Bây giờ bạn đã có danh sách những việc bạn cần làm và kết quả bạn mong muốn đạt được vì chúng đã ở trong to-do list của bạn cùng với deadlines.

Theo dõi và kiểm tra tiến trình

Sau khi đã có một hệ thống mục tiêu cơ bản, mỗi tuần bạn đều có thể mở nó ra để theo dõi xem bạn đã làm được đến đâu. Trở lại với file excel bạn đã tạo ra bên trên, bạn tạo thêm một cột tên Tiến trình sau cột Ngày hoàn thành. Ở dưới cùng cột đó, bạn tạo ra một ô trống với công thức sau “=COUNTIF(o1:o2,”Yes”)/x)*100″. Trong đó x là số hàng (công việc), ô 1 và ô 2 là ô khởi đầu và kết thúc .



Nó sẽ tạo ra một ô bên dưới tất cả các công việc để thể hiện tiến trình bạn đã hoàn thành tất cả những công việc cần thiết cho mục tiêu đó. Và nếu bạn muốn trông nó đẹp hơn một chút, vào Tab Format và chọn Conditional Formatting, mục Data Bars và chọn một kiểu Data Bars mà bạn thích nhất.



Việc này biến ô thành thanh hiển thị. Sau đó bạn vào menu bên trên một lần nữa và chọn Edit Rule, sau đó chỉnh tất cả mọi thứ như hình dưới.



Sau đó bạn sẽ thấy thanh hiển thị tiến trình những công việc mà bạn đang làm, và tất nhiên bạn có thể chọn màu khác, ở đây màu tôi chọn là xanh lá cây.



Bạn đã hoàn thành tất cả những bước cần thiết để tạo ra một hệ thống quản lí mục tiêu cuộc đời bạn, và sau khi làm xong, bạn còn chần chừ gì nữa mà không bắt tay vào thực hiện những công việc đầu tiên trong danh sách đó đi.

Read More...