Bạn có biết Microssoft Excel và Google Task có thể giúp bạn lên kế hoạch và quản lý các mục tiêu cá nhân của mình. Chỉ cần một vài sắp xếp nho nhỏ là bạn có thể có một kế hoạch mục tiêu mà không cần đến phần mềm của bên thứ ba.
Nếu bạn đã thực sự sẵn sàng cho giấc mơ lớn của đời bạn thì bây giờ chính là lúc để ngồi xuống và đặt ra các mục tiêu để hoàn thành giấc mơ đó, và trước tiên bạn cần tập trung vào những việc bạn đang làm hằng ngày. Chính những công việc tưởng chừng như vô nghĩa đó cũng có thể là một bước chân nhỏ hướng đến thành công sau này.
Quản lí và phân chia các mục tiêu của bạn
Và để sắp xếp tổ chức những công việc trên, Microsoft Excel là một công cụ khá tuyệt vời.
Để bắt đầu, bạn mở một spreadsheet mới trong Excel và tạo khoảng 4-6 sheet chính cho những thứ mà bạn xem là khá quan trọng. Ví dụ: Tài Chính, Gia Đình, Sức Khỏe và Phiêu Lưu.
Với mỗi sheet chính, bạn sẽ chia nhỏ những mục tiêu lớn ra thành những mục tiêu bé hơn. Hãy miêu tả mục tiêu của bạn kĩ càng, và bạn cũng nên thêm cả năm cụ thể để bạn hoàn thành mục tiêu mà bạn đề ra, khi đó chúng ta sẽ có một cái nhìn cụ thể hơn. Có thể đó sẽ là những mục tiêu cả đời, nhưng cũng có thể đó chỉ là những mục tiêu ngắn hạn sẽ xảy ra trong vòng vài năm tới.
Bây giờ bạn đã chia những mục tiêu lớn của đời bạn thành những mục tiêu con bé hơn, dễ quản lí hơn. Tuy nhiên, để biến nó thành những công việc cụ thể hàng ngày, bạn cần phải chia nhỏ nó hơn và làm nó cụ thể hơn nữa. Với mỗi mục tiêu con, bạn nên liệt kê ra những bước quan trọng để hoàn thành mục tiêu đó. Những bước đó không nên là công việc cụ thể hàng ngày, mà nên là những công việc cần từ nửa năm đến một năm để hoàn thành.
Ví dụ trong trường hợp này, biểu tượng $$$ ở đầu mỗi bước cần chi tiêu là cách để dự đoán và tính toán được số tiền phải chi cho công việc đó. Tuy nhiên, quan trọng hơn là bạn cần phải đặt một mốc thời gian cụ thể cho từng bước, hãy thực tế, nhưng cũng đừng đặt quá nhiều áp lực lên bản thân mình. Và cuối cùng là tô đậm những bước có mốc thời gian là 1-2 năm tới, đây là những thứ bạn cần lên kế hoạch ngay bây giờ.
Bây giờ bản kế hoạch về tương lai của bạn đã rõ ràng hơn một chút, và đây cũng là lúc đặt ra mốc và các công việc cụ thể cho từng mốc. Tạo sheet mới ngay bên cạnh các sheet chính và đặt tên tương tự để tránh nhầm lẫn với các sheet chính khác. Ở đây tên sheet mới được đặt là Tài Chính_M1 (M – mốc, MS – milestone).
Ở sheet mới, bạn copy tên các bước ở sheet chính qua và đặt nó làm header. Và với mỗi header này, bạn sẽ cần chia nhỏ ra thành các công việc bạn cần hoàn thành trong một tuần, hoặc vài tuần.
Hãy chắc chắn rằng những công việc bạn liệt kê ra ở đó là những công việc cụ thể. Đừng vẽ vời mơ mộng viển vông, hãy cụ thể hóa nó hết mức có thể, thành những công việc mà bạn có thể bắt tay vào làm ngay. Và cũng nên cho thêm thời hạn hoàn thành là những ngày cụ thể để chắc chắn rằng công việc đó không bị kéo dài quá lâu.
Phân công và hoàn thành công việc
Sau khi hoàn thành xong những bước trên, việc tiếp theo để hoàn thành hệ thống quản lí mục tiêu của bạn là thêm những công việc đó vào to-do list của bạn. Và sau khi đã thử nghiệm nhiều công cụ khác nhau, Google Task vẫn là sự lựa chọn sau cùng của tôi. Vào Google Task và chọn tạo ra list mới theo những sheet chính của file Excel mà bạn vừa tạo ra bên trên.
Sau khi hoàn thành xong, bạn sẽ thấy những mục tiêu lớn của bạn đã sẵn sàng để thêm vào những công việc mới.
Bây giờ, đến các mốc thời gian mà bạn đã đặt ra từ trước và đặt các công việc cần làm ngay vào list của Google Tasks. Đừng quên việc gán mốc thời gian và bạn cũng nên ghi chú lại những gì bạn mong muốn đạt được thông qua công việc đó.
Và những công việc với độ ưu tiên cao nhất sẽ xuất hiện ngay trên đầu task list.
Bây giờ bạn đã có danh sách những việc bạn cần làm và kết quả bạn mong muốn đạt được vì chúng đã ở trong to-do list của bạn cùng với deadlines.
Theo dõi và kiểm tra tiến trình
Sau khi đã có một hệ thống mục tiêu cơ bản, mỗi tuần bạn đều có thể mở nó ra để theo dõi xem bạn đã làm được đến đâu. Trở lại với file excel bạn đã tạo ra bên trên, bạn tạo thêm một cột tên Tiến trình sau cột Ngày hoàn thành. Ở dưới cùng cột đó, bạn tạo ra một ô trống với công thức sau “=COUNTIF(o1:o2,”Yes”)/x)*100″. Trong đó x là số hàng (công việc), ô 1 và ô 2 là ô khởi đầu và kết thúc .
Nó sẽ tạo ra một ô bên dưới tất cả các công việc để thể hiện tiến trình bạn đã hoàn thành tất cả những công việc cần thiết cho mục tiêu đó. Và nếu bạn muốn trông nó đẹp hơn một chút, vào Tab Format và chọn Conditional Formatting, mục Data Bars và chọn một kiểu Data Bars mà bạn thích nhất.
Việc này biến ô thành thanh hiển thị. Sau đó bạn vào menu bên trên một lần nữa và chọn Edit Rule, sau đó chỉnh tất cả mọi thứ như hình dưới.
Sau đó bạn sẽ thấy thanh hiển thị tiến trình những công việc mà bạn đang làm, và tất nhiên bạn có thể chọn màu khác, ở đây màu tôi chọn là xanh lá cây.
Bạn đã hoàn thành tất cả những bước cần thiết để tạo ra một hệ thống quản lí mục tiêu cuộc đời bạn, và sau khi làm xong, bạn còn chần chừ gì nữa mà không bắt tay vào thực hiện những công việc đầu tiên trong danh sách đó đi.
Nếu bạn đã thực sự sẵn sàng cho giấc mơ lớn của đời bạn thì bây giờ chính là lúc để ngồi xuống và đặt ra các mục tiêu để hoàn thành giấc mơ đó, và trước tiên bạn cần tập trung vào những việc bạn đang làm hằng ngày. Chính những công việc tưởng chừng như vô nghĩa đó cũng có thể là một bước chân nhỏ hướng đến thành công sau này.
Quản lí và phân chia các mục tiêu của bạn
Và để sắp xếp tổ chức những công việc trên, Microsoft Excel là một công cụ khá tuyệt vời.
Để bắt đầu, bạn mở một spreadsheet mới trong Excel và tạo khoảng 4-6 sheet chính cho những thứ mà bạn xem là khá quan trọng. Ví dụ: Tài Chính, Gia Đình, Sức Khỏe và Phiêu Lưu.
Với mỗi sheet chính, bạn sẽ chia nhỏ những mục tiêu lớn ra thành những mục tiêu bé hơn. Hãy miêu tả mục tiêu của bạn kĩ càng, và bạn cũng nên thêm cả năm cụ thể để bạn hoàn thành mục tiêu mà bạn đề ra, khi đó chúng ta sẽ có một cái nhìn cụ thể hơn. Có thể đó sẽ là những mục tiêu cả đời, nhưng cũng có thể đó chỉ là những mục tiêu ngắn hạn sẽ xảy ra trong vòng vài năm tới.
Bây giờ bạn đã chia những mục tiêu lớn của đời bạn thành những mục tiêu con bé hơn, dễ quản lí hơn. Tuy nhiên, để biến nó thành những công việc cụ thể hàng ngày, bạn cần phải chia nhỏ nó hơn và làm nó cụ thể hơn nữa. Với mỗi mục tiêu con, bạn nên liệt kê ra những bước quan trọng để hoàn thành mục tiêu đó. Những bước đó không nên là công việc cụ thể hàng ngày, mà nên là những công việc cần từ nửa năm đến một năm để hoàn thành.
Ví dụ trong trường hợp này, biểu tượng $$$ ở đầu mỗi bước cần chi tiêu là cách để dự đoán và tính toán được số tiền phải chi cho công việc đó. Tuy nhiên, quan trọng hơn là bạn cần phải đặt một mốc thời gian cụ thể cho từng bước, hãy thực tế, nhưng cũng đừng đặt quá nhiều áp lực lên bản thân mình. Và cuối cùng là tô đậm những bước có mốc thời gian là 1-2 năm tới, đây là những thứ bạn cần lên kế hoạch ngay bây giờ.
Bây giờ bản kế hoạch về tương lai của bạn đã rõ ràng hơn một chút, và đây cũng là lúc đặt ra mốc và các công việc cụ thể cho từng mốc. Tạo sheet mới ngay bên cạnh các sheet chính và đặt tên tương tự để tránh nhầm lẫn với các sheet chính khác. Ở đây tên sheet mới được đặt là Tài Chính_M1 (M – mốc, MS – milestone).
Ở sheet mới, bạn copy tên các bước ở sheet chính qua và đặt nó làm header. Và với mỗi header này, bạn sẽ cần chia nhỏ ra thành các công việc bạn cần hoàn thành trong một tuần, hoặc vài tuần.
Hãy chắc chắn rằng những công việc bạn liệt kê ra ở đó là những công việc cụ thể. Đừng vẽ vời mơ mộng viển vông, hãy cụ thể hóa nó hết mức có thể, thành những công việc mà bạn có thể bắt tay vào làm ngay. Và cũng nên cho thêm thời hạn hoàn thành là những ngày cụ thể để chắc chắn rằng công việc đó không bị kéo dài quá lâu.
Phân công và hoàn thành công việc
Sau khi hoàn thành xong những bước trên, việc tiếp theo để hoàn thành hệ thống quản lí mục tiêu của bạn là thêm những công việc đó vào to-do list của bạn. Và sau khi đã thử nghiệm nhiều công cụ khác nhau, Google Task vẫn là sự lựa chọn sau cùng của tôi. Vào Google Task và chọn tạo ra list mới theo những sheet chính của file Excel mà bạn vừa tạo ra bên trên.
Sau khi hoàn thành xong, bạn sẽ thấy những mục tiêu lớn của bạn đã sẵn sàng để thêm vào những công việc mới.
Bây giờ, đến các mốc thời gian mà bạn đã đặt ra từ trước và đặt các công việc cần làm ngay vào list của Google Tasks. Đừng quên việc gán mốc thời gian và bạn cũng nên ghi chú lại những gì bạn mong muốn đạt được thông qua công việc đó.
Và những công việc với độ ưu tiên cao nhất sẽ xuất hiện ngay trên đầu task list.
Bây giờ bạn đã có danh sách những việc bạn cần làm và kết quả bạn mong muốn đạt được vì chúng đã ở trong to-do list của bạn cùng với deadlines.
Theo dõi và kiểm tra tiến trình
Sau khi đã có một hệ thống mục tiêu cơ bản, mỗi tuần bạn đều có thể mở nó ra để theo dõi xem bạn đã làm được đến đâu. Trở lại với file excel bạn đã tạo ra bên trên, bạn tạo thêm một cột tên Tiến trình sau cột Ngày hoàn thành. Ở dưới cùng cột đó, bạn tạo ra một ô trống với công thức sau “=COUNTIF(o1:o2,”Yes”)/x)*100″. Trong đó x là số hàng (công việc), ô 1 và ô 2 là ô khởi đầu và kết thúc .
Nó sẽ tạo ra một ô bên dưới tất cả các công việc để thể hiện tiến trình bạn đã hoàn thành tất cả những công việc cần thiết cho mục tiêu đó. Và nếu bạn muốn trông nó đẹp hơn một chút, vào Tab Format và chọn Conditional Formatting, mục Data Bars và chọn một kiểu Data Bars mà bạn thích nhất.
Việc này biến ô thành thanh hiển thị. Sau đó bạn vào menu bên trên một lần nữa và chọn Edit Rule, sau đó chỉnh tất cả mọi thứ như hình dưới.
Sau đó bạn sẽ thấy thanh hiển thị tiến trình những công việc mà bạn đang làm, và tất nhiên bạn có thể chọn màu khác, ở đây màu tôi chọn là xanh lá cây.
Bạn đã hoàn thành tất cả những bước cần thiết để tạo ra một hệ thống quản lí mục tiêu cuộc đời bạn, và sau khi làm xong, bạn còn chần chừ gì nữa mà không bắt tay vào thực hiện những công việc đầu tiên trong danh sách đó đi.
0 nhận xét:
Post a Comment