Không hề cường điệu hóa khi nói rằng Microsoft Word là công cụ soạn thảo văn bản tốt nhất hiện nay, người dùng có thể thực hiện một khối lượng lớn các công việc về viết tài liệu hoặc báo cáo… Tất cả mọi người đểu có thể bắt đầu sử dụng Microsoft Word từ trình độ của người mới bắt đầu rồi dần dần sẽ sử dụng được các công cụ nâng cao hơn để văn bản có tính chuyên nghiệp và đẹp mắt hơn.
Thực ra một số tính năng nâng cao của MS Word khá dễ dàng để sử dụng, chỉ có điều là hầu hết người dùng đều không có thời gian để làm quen với chúng. Trong bài viết này tôi sẽ chỉ cho các bạn cách dùng 5 tính năng hữu dụng của MS Word nếu bạn chưa biết đến chúng. Một số chức năng thì rất cơ bản, cũng có vài tính năng hơi phức tạp một chút nhưng từng bước sẽ được giải thích chi tiết dưới đây:
Ưu điểm chính của tính năng chèn bình luận là giúp người dùng có thể thêm chú thích vào văn bản mà không cần sửa văn bản gốc. Khi một bình luận được thêm vào, MS Word sẽ đánh số chúng và ghi vào một khung bình luận riêng.
Các bước thực hiện:
1. Bôi đen phần bạn muốn bình luận.
2. Kích vào phần Review ở Menu chính.
3. Kích vào “New Comment”.
4. Một khung bình luận sẽ hiện ra và bạn đánh lời chú thích vào đó.
Đây là một tính năng rất quan trọng, nó sẽ giúp bạn đánh dấu những thay đổi mà bạn đã chỉnh sửa trong văn bản. Bạn có thể chọn xem nên ẩn hay hiện các theo dõi thay đổi trên màn hình.
1. Mở tài liệu bạn muốn sửa đổi.
2. Kích vào phần Review ở Menu chính.
3. Chọn “Track Changes”.
4. Kích vào “Change Tracking Options”
1. Chọn “Track Moves”.
2. Chọn “Track Formatting”.
3. Chọn “Show lines connecting to text”, rồi bấm “OK”.
Thỉnh thoảng bạn lại phát hiện ra có hai phiên bản của cùng một tài liệu trong máy tính của bạn, và bạn rất muốn biết hai văn bản đó khác nhau thế nào. Việc dò tìm sự khác nhau đòi hỏi tính kiên trì cao nếu bạn làm thủ công. Nhưng đã có một giải pháp để giải quyết vấn đề đó một cách dễ dàng. Công cụ “so sánh” của MS Word rất hữu dụng, nó cho phép bạn xem cả 2 văn bản trên cùng 1 màn hình, và xác định sự khác nhau.
1. Kích chuôt vào “Review” ở menu chính, chọn “compare” và “compare” một lần nữa.
2. Màn hình “so sánh” sẽ bật lên, bạn chọn văn bản gốc ở bên trái và văn bản đã sửa đổi ở bên phải. Một cửa sổ mới hiện ra với cả 2 văn bản trên màn hình ở chế độ “so sánh”, nó sẽ giúp cho việc so sánh của bạn đơn giản hơn nhiều.
Khi bạn copy một nội dung nào đấy từ trang web hay từ mail về MS Word, có một vấn đề rất phổ biến đó là “liên kết” (link), nó được gắn vào các ký tự. Kích chuột phải vào các ký tự đó và loại bỏ liên kết là một công việc vô cùng tẻ nhạt và tốn nhiều thời gian khi bạn phải loại bỏ hàng trăm liên kết bằng cách đó. Và đây là cách sẽ tiết kiệm thời gian của bạn:
1. Bôi đen toàn bộ văn bản.
2. Bấm tổ hợp phím CTRL+SHIFT+F9.
3. Xong! Toàn bộ liên kết trong văn bản đó đã được loại bỏ.
Bạn có thể dễ dàng để tạo ra một mục trong trong MS Word bằng cách kết hợp sử dụng cách “Style” Heading 1, Heading 2 và Heading 3.
1. Đầu tiên bạn bôi đen các tiêu đề và phân nhóm muốn xuất hiện trong mục lục. Sau có kích vào một trong 3 kiểu Heading trên thanh công cụ của menu home. Làm như vậy để MS Word nhận ra chúng như một tag tiêu đề và sẽ đưa chúng và mục lục tự động. Làm tương tự với tất cả các phân nhóm trong văn bản.
2. Chon “References” trong menu chính.
3. Kích vào “Table of contents”.
Bạn có thể chọn bất cứ loại mục nào có trong bảng vừa xuất hiện. Nó sẽ tự động tạo ra một mục lục dựa trên các tiêu để và phân nhóm bạn vừa đánh dấu bằng 3 loại header style.
Chúc các bạn thành công, mong là các thủ thuật này sẽ làm văn bản của các bạn đẹp mắt hơn!
Thực ra một số tính năng nâng cao của MS Word khá dễ dàng để sử dụng, chỉ có điều là hầu hết người dùng đều không có thời gian để làm quen với chúng. Trong bài viết này tôi sẽ chỉ cho các bạn cách dùng 5 tính năng hữu dụng của MS Word nếu bạn chưa biết đến chúng. Một số chức năng thì rất cơ bản, cũng có vài tính năng hơi phức tạp một chút nhưng từng bước sẽ được giải thích chi tiết dưới đây:
#1. Chèn bình luận
Ưu điểm chính của tính năng chèn bình luận là giúp người dùng có thể thêm chú thích vào văn bản mà không cần sửa văn bản gốc. Khi một bình luận được thêm vào, MS Word sẽ đánh số chúng và ghi vào một khung bình luận riêng.
Các bước thực hiện:
1. Bôi đen phần bạn muốn bình luận.
2. Kích vào phần Review ở Menu chính.
3. Kích vào “New Comment”.
4. Một khung bình luận sẽ hiện ra và bạn đánh lời chú thích vào đó.
#2. Theo dõi sự thay đổi của văn bản
Đây là một tính năng rất quan trọng, nó sẽ giúp bạn đánh dấu những thay đổi mà bạn đã chỉnh sửa trong văn bản. Bạn có thể chọn xem nên ẩn hay hiện các theo dõi thay đổi trên màn hình.
1. Mở tài liệu bạn muốn sửa đổi.
2. Kích vào phần Review ở Menu chính.
3. Chọn “Track Changes”.
4. Kích vào “Change Tracking Options”
1. Chọn “Track Moves”.
2. Chọn “Track Formatting”.
3. Chọn “Show lines connecting to text”, rồi bấm “OK”.
#3. So sánh hai văn bản
Thỉnh thoảng bạn lại phát hiện ra có hai phiên bản của cùng một tài liệu trong máy tính của bạn, và bạn rất muốn biết hai văn bản đó khác nhau thế nào. Việc dò tìm sự khác nhau đòi hỏi tính kiên trì cao nếu bạn làm thủ công. Nhưng đã có một giải pháp để giải quyết vấn đề đó một cách dễ dàng. Công cụ “so sánh” của MS Word rất hữu dụng, nó cho phép bạn xem cả 2 văn bản trên cùng 1 màn hình, và xác định sự khác nhau.
1. Kích chuôt vào “Review” ở menu chính, chọn “compare” và “compare” một lần nữa.
2. Màn hình “so sánh” sẽ bật lên, bạn chọn văn bản gốc ở bên trái và văn bản đã sửa đổi ở bên phải. Một cửa sổ mới hiện ra với cả 2 văn bản trên màn hình ở chế độ “so sánh”, nó sẽ giúp cho việc so sánh của bạn đơn giản hơn nhiều.
#4. Loại bỏ các liên kết trong các văn bản copy về
Khi bạn copy một nội dung nào đấy từ trang web hay từ mail về MS Word, có một vấn đề rất phổ biến đó là “liên kết” (link), nó được gắn vào các ký tự. Kích chuột phải vào các ký tự đó và loại bỏ liên kết là một công việc vô cùng tẻ nhạt và tốn nhiều thời gian khi bạn phải loại bỏ hàng trăm liên kết bằng cách đó. Và đây là cách sẽ tiết kiệm thời gian của bạn:
1. Bôi đen toàn bộ văn bản.
2. Bấm tổ hợp phím CTRL+SHIFT+F9.
3. Xong! Toàn bộ liên kết trong văn bản đó đã được loại bỏ.
#5. Tạo mục lục
Bạn có thể dễ dàng để tạo ra một mục trong trong MS Word bằng cách kết hợp sử dụng cách “Style” Heading 1, Heading 2 và Heading 3.
1. Đầu tiên bạn bôi đen các tiêu đề và phân nhóm muốn xuất hiện trong mục lục. Sau có kích vào một trong 3 kiểu Heading trên thanh công cụ của menu home. Làm như vậy để MS Word nhận ra chúng như một tag tiêu đề và sẽ đưa chúng và mục lục tự động. Làm tương tự với tất cả các phân nhóm trong văn bản.
2. Chon “References” trong menu chính.
3. Kích vào “Table of contents”.
Bạn có thể chọn bất cứ loại mục nào có trong bảng vừa xuất hiện. Nó sẽ tự động tạo ra một mục lục dựa trên các tiêu để và phân nhóm bạn vừa đánh dấu bằng 3 loại header style.
Chúc các bạn thành công, mong là các thủ thuật này sẽ làm văn bản của các bạn đẹp mắt hơn!
0 nhận xét:
Post a Comment